Tipps zur professionellen Online-Besprechung

Spätestens die Corona – Situation hat gezeigt, wie sehr viele Bereiche der Gesellschaft von der Digitalisierung und den neuesten Techniken abhängig sind. Über das gesamte Schulwesen und sämtliche Firmen- und Betriebsräte und das Homeoffice bis hin zur Pflegegesellschaft. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass so viele Abläufe und Strukturen vereinfacht werden können, wenn sie digital ablaufen. Ein gutes Beispiel dafür sind die Online – Teambesprechungen. Jeder ist in seinen eigenen vier Wänden oder nimmt vom Büro aus teil, über Web – Cams sieht man sich gegenseitig und die Verpflegung darf natürlich auch nicht fehlen. So eine Online – Sitzung ist auch toll, um mal andere Kollegen, die man schon länger nicht gesehen hat, wieder zu sehen oder sich auch mal sachlich über ein Thema, das einen beschäftigt, auszutauschen. Aber ist es wirklich sinnvoll solche Besprechungen rein online stattfinden zu lassen? Eine Studie der University of Stanford hat ergeben, dass die verringerte Bewegung und die vermehrte Selbstfokussierung zu geringerer Konzentration und auch Rücken- und Nackenproblemen führen kann. Außerdem kommt noch dazu, dass man sowohl als Teilnehmer als auch Moderator sehr schnell müde und erschöpft ist und damit dann auch die Aufmerksamkeit schwindet oder der Fokus bei einigen wichtigen Themen nicht mehr vorhanden ist. Aber keine Sorge, man kann Abhilfe schaffen und diese Tipps helfen bei der Organisation solcher Online – Besprechungen. Denn ja, man muss diese anders planen als Präsenz – Besprechungen. Zunächst müssen die Pflegedienstleiter oder der Moderator, welcher nicht immer der Arbeitgeber sein muss, einen genauen Plan vorgegeben, welche Themen besprochen werden und in welchem Zeitrahmen dies geschieht. Achtung hierbei: halten Sie sich an diesen Plan! Jemand, der nur wegen eines bestimmten Themas teilnimmt, wird enttäuscht sein keinen Mehrwert zu haben, wenn das Thema entweder gar nicht oder nur ansatzweise besprochen wird. Legen Sie auch eine genaue Zielgruppe fest, die Sie in dieser Besprechung erreichen wollen und prüfen Sie, ob ein einfaches Telefonat eventuell sogar ausreichend wäre. Der Termin sollte so kurz wie möglich gehalten werden und auch rechtzeitig angekündigt sein. Prüfen Sie am besten mindestens drei Wochen vorher, ob die Technik funktioniert, eine schlechte Internetverbindung macht solchen Online – Sitzungen schnell den Garaus. Laden Sie für Expertenmeinungen evtl. externe Teilnehmer ein und senden Sie auch spätestens einen Tag vor Stattfinden des Termins eine Erinnerungsmail an die Teilnehmer. Beachten Sie einen roten Faden in Ihrer Besprechung und stellen Sie gestellte Fragen -wenn nötig- hinten an, um keine Verwirrung zu stiften. Auch ein Moderatorenwechsel sorgt für frischen Wind und Abwechslung, genauso wie geplante Pausen, in denen die Teilnehmer über andere Themen reden können und einfach mal Luft schnappen oder sich bewegen und den Kopf und die Augen vom Bildschirm ausruhen können. Gerade auch für die älteren Teilnehmer ist es relevant, die technischen Vorgehensweisen und Funktionen zu erklären. Wie geht das Mikro an? Wo macht man die Kamera an und aus? Wo ist der Chat zu finden? Und zum Schluss noch: eine Video – Aufnahme. Je nachdem wie wichtig die Besprechung war, ist es für alle verhinderten Teilnehmer sinnvoll, die Aufzeichnung der Veranstaltung im Nachhinein ansehen zu können. So können die vereinbarten Punkte der Veranstaltung auch von allen ferngebliebenen Teilnehmern nachvollzogen werden. Bei weniger brisanten Themen könnte man auch ein Protokoll schreiben lassen.

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Reiner Henrich

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